Datenschutzerklärung

Kleingartenverein Wienberg e. V.
Mahrholzberg 25
38871 Ilsenburg (Harz)
E-Mail: KGV-Wienberg@gmx.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, Interessenten und Websitebesucher ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten
• Parzellennummer
• Zählerstände (Strom/Wasser)
• Angaben aus Formularen (Kontakt, Vereinsheim, Zählerstand)
• Technische Protokolldaten bei Seitenaufrufen (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel) zur Sicherstellung des Betriebs

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für Vereinszwecke, z. B.:

• Bearbeitung von Anfragen
• Mitgliederverwaltung
• Abrechnung von Verbrauchswerten
• Organisation des Vereinsbetriebs und des Vereinsheims
• Gewährleistung von IT-Sicherheit und fehlerfreiem Betrieb der Website

4. Kontaktformular (Vereinsserver/IONOS)

Das Kontaktformular wird über unseren eigenen Webserver verarbeitet und an die Vereinsadresse weitergeleitet. Die eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht) werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Hosting und technische Verarbeitung erfolgen bei IONOS SE (Deutschland/EU). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); bei vereinsbezogenen Anfragen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können statt des Formulars auch per E-Mail an KGV-Wienberg@gmx.de Kontakt aufnehmen.

5. Buchung des Vereinsheims (Vereinsformular)

Buchungsanfragen für das Vereinsheim werden über ein eigenes Formular der Website verarbeitet. Die Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, gewünschter Zeitraum, Anlass) werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage an den Vorstand übermittelt und in der vereinsinternen Datenbank bei IONOS SE (Deutschland/EU) gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (organisatorische Planung und Verwaltung der Vereinsheimnutzung).

6. Zählerstandsmeldung (Online-Formular mit IONOS-Datenbank)

Die über das Formular „Zählerstandsmeldung“ eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Anschrift, Postleitzahl, Parzelle, Zählernummern/-stände und Zählerfoto) werden verschlüsselt an unseren Webserver übertragen und in einer Datenbank bei IONOS SE (Deutschland/EU) gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfassung und Abrechnung der Verbrauchswerte sowie zur Rückfragenbearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Zur Missbrauchsminimierung wird geprüft, ob gemeldete E-Mail-Adresse, Anschrift und Postleitzahl zu den im Verein hinterlegten Parzellendaten passen und ob am selben Tag bereits eine Meldung für diese Parzelle vorliegt. Abweichungen werden als „zur Prüfung“ markiert und manuell durch den Verein geprüft.

Wenn Sie alternativ Messenger-Dienste (z. B. WhatsApp/Signal) oder SMS zur Übermittlung nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich durch die jeweiligen Anbieter. Für WhatsApp nutzen wir die Vereinsnummer 0151 50310073; Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited (Meta). Dabei kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (z. B. USA) nicht ausgeschlossen werden. Für diese externen Kommunikationswege gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Anbieter.

7. Eingebundene Karten (Google Maps)

Google Maps wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Anbieter ist Google Ireland Limited; dabei kann es zu einer Übertragung personenbezogener Daten (z. B. IP-Adresse) in die USA kommen. Ohne Ihre Einwilligung wird keine Verbindung zu Google aufgebaut. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Cookies und Google Analytics (GA4)

Auf unserer Website wird ein Cookie-Banner eingesetzt. Google Analytics (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Vor Einwilligung erfolgt kein Laden von gtag.js. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen oder geändert werden.

Für die Reichweitenmessung verwenden wir die GA4-Mess-ID G-YYDGCSPD7G. Der Google Tag wird technisch erst nach Ihrer Zustimmung aktiviert. Wenn Sie nur notwendige Cookies wählen, bleibt Google Analytics deaktiviert.

Bei aktivem Analytics werden insbesondere pseudonyme Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe, technische Endgeräteinformationen, gekürzte IP-Adresse) verarbeitet. Wir nutzen die IP-Anonymisierung und haben Google-Signale deaktiviert. Es kann dennoch zu einer Übermittlung in die USA kommen. Für Drittlandübermittlungen stützt sich Google auf geeignete Garantien (insb. EU-Standardvertragsklauseln).

9. Schriftarten

Verwendete Schriftarten (Manrope, Playfair Display) werden lokal vom eigenen Server geladen. Es findet kein Abruf bei Drittanbietern wie Google Fonts statt.

10. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. funktionierende Vereinsverwaltung, IT-Sicherheit, effiziente Kommunikation).

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für Vereinszwecke oder aufgrund rechtlicher Vorgaben erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert.

• Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Buchungsanfragen für das Vereinsheim werden nur solange gespeichert, wie dies für Bearbeitung, Nachweis und Organisation erforderlich ist.
• Zählerstandsmeldungen aus dem Online-Formular werden nach 24 Monaten automatisiert gelöscht.
• Analytics-Einwilligungen im Browser werden lokal gespeichert, bis sie widerrufen oder zurückgesetzt werden.
• Sofern einzelne Daten für steuer- oder vereinsrechtliche Nachweise benötigt werden, erfolgt eine längere Speicherung nur im erforderlichen Umfang gemäß gesetzlichen Fristen.
• Technische Protokolldaten werden nach Wegfall des Zwecks (z. B. Fehleranalyse/Abwehr von Missbrauch) gelöscht.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verein insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• Recht auf Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus berechtigtem Interesse,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

13. Widerruf der Einwilligung / Widerspruch

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. für Google Maps, Google Analytics oder Formular-Einwilligungen). Ein Widerruf kann auch durch Löschen des lokalen Opt-in im Browser erfolgen. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.

14. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, etwa bei Änderungen der rechtlichen Vorgaben oder des Vereinsbetriebs. Stand: Februar 2026.